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DUERP sous Excel, Word ou PDF : quel format choisir ?
Aucun format n’est imposé : le DUERP peut être tenu sur papier ou en numérique, sous Excel, Word ou PDF. Ce qui compte, c’est qu’il soit lisible, daté, et que chaque version soit conservée au moins 40 ans. En pratique, un tableur sert à travailler, et un PDF daté sert à figer chaque version.
Ce guide fait partie du dossier Exemple de DUERP rempli : tableaux par métier.
Ce que dit la loi sur la forme
Le Code du travail fixe le contenu du document unique, pas sa forme. Il peut être tenu sur papier ou sous forme numérique. Deux exigences pèsent en revanche sur le support : les versions successives doivent être conservées au moins 40 ans (article L. 4121-3-1), et le document doit pouvoir être consulté par les salariés, le médecin du travail ou l’inspection (article R. 4121-4).
Le choix du format est donc pratique : quel outil vous permet de remplir facilement, de mettre à jour sans tout perdre, et de garder une trace de chaque version ?
Excel ou un autre tableur : pour travailler
Le tableur est le format le plus utilisé, et pour de bonnes raisons. Une ligne par risque, des colonnes fixes, des filtres pour trier par activité ou par niveau : c’est la forme naturelle d’un inventaire.
Les avantages
Facile à remplir et à trier, gratuit avec un tableur libre, simple à partager en interne. Les outils OiRA de l’INRS exportent d’ailleurs leur plan d’action dans ce format.
Les pièges
Le fichier est modifiable par tous, et chaque enregistrement écrase la version précédente. Sans discipline, on perd l’historique que la loi demande de garder. Les cellules trop longues deviennent illisibles à l’impression, et les formules de calcul de niveau finissent souvent cassées.
Word : pour un document lisible, moins pour le suivi
Un traitement de texte donne un document agréable à lire, avec une page de présentation et des explications. Il se prête mal au tri et à la mise à jour d’un tableau de plusieurs dizaines de lignes. Il convient aux très petites structures, avec peu de risques.
PDF : pour figer et archiver chaque version
Le PDF n’est pas un format de travail, c’est un format d’archive. Il fige le contenu à une date, s’imprime proprement et se lit partout. C’est le bon format pour la version que vous mettez à disposition des salariés et que vous conservez.
| Format | Bon pour | Point faible |
|---|---|---|
| Tableur (Excel, LibreOffice) | Remplir, trier, mettre à jour | Versions écrasées, impression difficile |
| Traitement de texte (Word) | Présenter, expliquer | Tableaux longs peu pratiques |
| PDF daté | Figer, diffuser, conserver 40 ans | Non modifiable : il faut une source à côté |
| Papier | Affichage, consultation sur place | Conservation et mise à jour fastidieuses |
La bonne combinaison : une source vivante, des PDF datés
La méthode la plus simple tient en deux règles. Travaillez dans un seul fichier source, tableur ou outil en ligne. À chaque mise à jour, enregistrez un PDF daté dans le nom du fichier, par exemple « DUERP_2026-10-03.pdf », et ne le modifiez plus.
Rangez ces PDF dans un dossier sauvegardé, hors du seul ordinateur du bureau. Au bout de quelques années, ce dossier raconte l’histoire de la prévention dans l’entreprise : c’est exactement ce qu’on vous demandera si un salarié, des années plus tard, cherche à connaître ses expositions.
Les colonnes indispensables
Quel que soit le format, le tableau doit permettre de lire, pour chaque risque, où il se trouve, à quel point il est sérieux, et ce qui est fait. Notre modèle de DUERP gratuit reprend ces colonnes, en Excel et en PDF.
| Colonne | Exemple |
|---|---|
| Activité | Cuisine |
| Situation de travail | Sortie des plaques du four |
| Risque | Brûlure |
| Niveau évalué | Prioritaire |
| Mesures en place | Gants anti-chaleur à disposition |
| Actions à faire, responsable, échéance | Former le nouvel apprenti, chef de cuisine, novembre |
Questions fréquentes
Le DUERP doit-il être signé ?
La loi n’impose pas de signature. Dater chaque version et indiquer qui l’a établie est en revanche indispensable pour prouver qu’elle existait à cette date.
Peut-on garder son DUERP uniquement sur ordinateur ?
Oui, le support numérique est admis. Il faut alors une sauvegarde fiable et un moyen de le montrer aux salariés et aux personnes qui ont le droit de le consulter.
Existe-t-il un modèle Excel officiel ?
Non. Il n’y a aucun modèle officiel. Les outils OiRA de l’INRS permettent en revanche d’exporter gratuitement un plan d’action au format tableur.
Faut-il garder les anciennes versions ?
Oui. Les versions successives doivent être conservées au moins 40 ans (article L. 4121-3-1 du Code du travail).
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Information générale sur le DUERP, rédigée à partir du Code du travail et vérifiée le 3 octobre 2026. Elle ne constitue pas un conseil juridique. DUERP-Rapide est un outil d’aide à la rédaction : vous restez l’auteur et le seul responsable de votre document.